Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Dernière mise à jour : 24 octobre 2026.

2. Les services concernés

Cette politique couvre l'ensemble des services de Vina Sapientiae : le site et l'espace membre (compte personnel VS ID, travaux de recherche), la boutique de vins, Mon Livre de Cave, ainsi que les services en ligne Hospitality (partenaires et annuaire), Le Cercle, Poésie, Cavistes, Bons Vivants (recettes et accords mets et vins) et les loges de recherche.

3. Aucune donnée sur vos appartenances

4. Données collectées, service par service

Compte personnel (VS ID) et travaux de recherche

• nom, prénom, adresse e-mail, numéro de membre, mot de passe (conservé sous forme chiffrée), photo de profil facultative ;
• pour un travail de recherche : le texte transmis et le prénom qui le signe, jamais votre identité civile.

Boutique de vins

• identité et coordonnées, adresses de livraison et de facturation, données de commande, de paiement et de livraison, échanges avec le service client, certification de majorité.

Hospitality (partenaires et annuaire)

• Établissements : raison sociale, SIRET, TVA, adresse, coordonnées, profil, carte des vins, informations de facturation.
• Réservations : nom, e-mail, téléphone, dates, nombre de personnes et demandes particulières, transmis à l'établissement concerné.
• Avis privés : nom, e-mail, note et commentaire, transmis uniquement à l'établissement et à Vina Sapientiae ; jamais publiés.
• Cooptation : un membre peut recommander un professionnel ; ses coordonnées et le nom du parrain (sauf anonymat) servent uniquement à envoyer une invitation, sans relance.

Le Cercle

• publications (texte, image, lien), commentaires, réactions, signalements, visibles des membres du Cercle et des administrateurs chargés de la modération.

Poésie

• poème, présentation, date d'écriture, mode d'affichage de votre nom (nom complet, pseudonyme ou anonyme), illustration, notes de modération et dates de vos consentements.

Cavistes

• raison sociale, SIRET, licence de vente d'alcool, contact, adresse, téléphone, e-mail, horaires, présentation, photos, publications et coups de cœur ; statistiques de consultation agrégées par jour ;
• réservations dans un groupage d'achats : nom, contact et quantités, transmis au caviste organisateur.

Bons Vivants (recettes et accords mets et vins)

• recettes, photos, commentaires, accords mets et vins et signalements que vous publiez, visibles des membres et des administrateurs chargés de la modération.

Mon Livre de Cave

• les informations que vous saisissez dans votre carnet et vos données de compte.

Loges de recherche

• votre nom, le contenu de vos contributions, votre choix d'être cité ou non dans une synthèse publiée (décoché par défaut) ;
• l'adresse e-mail d'une personne invitée, saisie par le créateur de la loge ;
• un journal technique des demandes de synthèse automatique (modèle, volumes, statut), sans le contenu des contributions.

Sécurité (tous les services)

• adresse IP, journaux techniques et de sécurité, sessions, journal d'activité de l'administration (action, date, adresse IP), préférences et consentements.

5. Finalités et bases juridiques

• gérer les comptes, accès et authentifications — exécution du service et intérêt légitime de sécurité ;
• traiter les commandes, paiements, expéditions, retours et remboursements — exécution du contrat ;
• traiter les adhésions de partenaires et de cavistes, publier leurs fiches et gérer leurs abonnements — mesures précontractuelles et exécution du contrat ;
• transmettre une réservation, un avis privé ou une recommandation — demande de la personne concernée ou intérêt légitime ;
• publier vos contenus (Cercle, Poésie, recettes, synthèses de loges) — exécution du service ; votre consentement pour la paternité et la publication d'un poème, et pour la citation de votre nom dans une synthèse ;
• établir les factures et respecter les obligations comptables et fiscales — obligation légale ;
• répondre aux demandes et prévenir la fraude, sécuriser les services — intérêt légitime ;
• envoyer une newsletter ou des communications commerciales — consentement lorsqu'il est requis.

6. Intelligence artificielle (loges de recherche)

Si le créateur d'une loge de recherche demande une synthèse automatique, le titre et l'énoncé du sujet, les contributions et le prénom des seuls auteurs ayant accepté d'être cités sont transmis à OpenAI. Aucune adresse e-mail n'est transmise ; les autres auteurs sont désignés par « un contributeur ». Le créateur relit et corrige toujours le texte avant de le publier. Avec la rédaction manuelle, aucune donnée n'est envoyée.

OpenAI agit en qualité de sous-traitant, dans le cadre d'un accord de traitement des données conclu le 23 octobre 2026 avec OpenAI Ireland Ltd. Par défaut, OpenAI n'entraîne pas ses modèles sur les données envoyées par son API. Elle peut les conserver jusqu'à 30 jours pour fournir le service et détecter les abus, puis les supprime ; dans ce cadre, un personnel autorisé ou des prestataires tenus à la confidentialité peuvent y accéder.

7. Destinataires et prestataires

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour fournir les services. Selon les cas, il peut s'agir :

• de l'hébergeur o2switch (France), pour le site, les bases de données, la messagerie et les sauvegardes ;
• de Stripe, prestataire de paiement : Vina Sapientiae ne conserve ni le numéro complet de carte bancaire ni le cryptogramme ;
• d'Abby, pour l'émission des factures ;
• d'OpenAI, uniquement pour la synthèse automatique des loges de recherche, comme décrit ci-dessus ;
• des établissements et cavistes concernés par votre réservation ou votre groupage, pour les seules informations nécessaires ;
• des transporteurs et logisticiens ;
• des prestataires d'e-mailing, notamment lorsque Vina Sapientiae utilise un service tel que Brevo.

Vina Sapientiae ne vend jamais les données personnelles de ses utilisateurs.

8. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires (notamment Stripe et OpenAI) peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne. Le transfert est alors encadré par un mécanisme reconnu par le RGPD : décision d'adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types.

9. Durées de conservation

• Comptes, publications et contenus des membres : tant que le compte est actif, puis suppression sur demande ;
• Commandes, factures et pièces comptables : 10 ans ;
• Partenaires et cavistes : durée du contrat, puis 5 ans (3 ans pour une demande restée sans suite) ;
• Réservations : 12 mois après la date de réservation ; avis privés : 3 ans ;
• Invitations de cooptation sans suite : 12 mois ;
• Prospects : 3 ans après le dernier contact actif ;
• Loges de recherche : invitations supprimées à l'expiration du lien (14 jours) ou un mois après leur acceptation ; journaux de synthèse 12 mois ; brouillons non publiés supprimés 6 mois après la clôture du sujet ; contributions tant que la loge existe ;
• Journal d'activité de l'administration : 12 mois ; sessions : quelques heures ; autres journaux techniques : durée limitée aux besoins de sécurité et de preuve ;
• Choix de vérification d'âge (« se souvenir de moi ») : durée limitée, modifiable à tout moment.

10. Sécurité

Vina Sapientiae met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à limiter les accès non autorisés, la perte, l'altération ou la divulgation des données : chiffrement des échanges, mots de passe chiffrés, accès restreints par rôle, journalisation de l'administration, sauvegardes et jetons d'accès à usage unique.

11. Vos droits

Selon la réglementation et la situation, toute personne concernée peut disposer des droits d'accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité et retrait de son consentement.

Pour exercer un droit : contact@vina-sapientiae.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Une preuve d'identité n'est demandée qu'en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Dans les loges de recherche, vous pouvez en outre supprimer vos contributions tant que le sujet est ouvert, les anonymiser vous-même après publication (votre nom est alors retiré des textes publiés) et exporter vos données depuis la page des loges.

Si vous estimez, après avoir contacté Vina Sapientiae, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

12. Cookies et traceurs

Les services n'utilisent que des cookies strictement nécessaires à leur fonctionnement : sessions de connexion, panier, sécurité des formulaires et mémorisation de la vérification d'âge. Aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience n'est utilisé, aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire. Si cela devait changer, votre consentement serait demandé avant tout dépôt.

13. Mineurs

Les espaces permettant l'achat de boissons alcoolisées sont réservés aux personnes ayant atteint l'âge légal requis. En France, la vente d'alcool aux personnes de moins de 18 ans est interdite.

14. Mise à jour de la politique

Cette politique peut évoluer afin de tenir compte des modifications des services, des prestataires ou de la réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.